Bisnis Proses adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.
Kewajiban setiap kementerian/lembaga untuk melakukan penataan tata laksana di lingkungannya melaui kegiatan pemetaan proses bisnis ditekankan dalam pasal 79 Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi Kementerian Negara yang mengamanatkan bahwa setiap kementerian harus menyusun peta bisnis proses yang menggambarkan tata hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi.
Adapun tujuan penyusunan peta proses bisnis agar setiap instansi pemerintah mampu melaksanakan tugas dan funsi secara efektif dan efisien, serta mudah mengomunikasikan baik kepada pihak internal maupun eksternal mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan.
Penyusunan peta proses bisnis di lingkungan instansi pemerintah dilakukan melalui 4 (empat) tahapan yaitu:
- Tahap Persiapan dan Perencanaan
Langkah awal penyusunan peta proses bisnis yaitu melakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi, tujuan dan sasaran instansi pemerintah sehingga dapat diketahui aktivitasaktivitas (proses kerja) yang ada dalam instansi pemerintah tersebut. Proses kerja/aktivitas tersebut kemudian dikategorikan ke dalam kelompok (folder) kegiatan. Dalam tahap persiapan dan perencanaan terdapat pengumpulan informasi dan pengorganisasian.
- Tahap Pengembangan
Dalam tahap ini akan dilakukan penyusunan peta proses bisnis organisasi atau business process mapping. Untuk dapat membangun pemetaan proses bisnis organisasi yang representatif, maka diperlukan pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan.
- Tahap Penerapan/Implementasi
Penerapan peta proses bisnis dikendalikan oleh unit organisasi yang secara fungsional membidangi tatalaksana. Penerapan peta proses bisnis meliputi proses pengesahan peta proses bisnis, pendistribusian peta proses bisnis, pemanfaatan peta proses bisnis, dan perubahan peta proses bisnis
- Tahap Pemantauan dan Evaluasi
Dokumen peta proses bisnis merupakan peta proses bisnis dinamis yang perlu dievaluasi dan dipantau relevansi dan efektivitasnya. Pemantauan dan evaluasi peta proses bisnis dilaksanakan oleh unit organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang ketatalaksanaan paling sedikit satu tahun sekali.
Evaluasi atas peta proses bisnis yang telah diimplementasikan menjadi dasar perbaikan dan peningkatan peta proses bisnis instansi pemerintah dan dilakukan untuk memastikan implementasi dari proses bisnis yang ada telah mampu memicu kinerja yang diharapkan.
Hasil evaluasi atas peta proses bisnis di lingkungan instansinya masing-masing wajib dilaporkan kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.
Tahapan yang dijelaskan di atas perlu diperhatikan bahwa suatu proses bisnis akan terbentuk jika disusun sesuai dengan ketentuan yang ada. Salah satu manfaat yang dapat dirasakan Ketika penyusunan proses bisnis diterapkan adalah memiliki standar pelaksanaan pekerjaan sehingga memudahkan dalam mengendalikan dan mempertahankan kualitas pelaksanaan pekerjaan.
Sumber: Widhiyanti, Rahmi., Tamtomo, Haru. (2020). Peta Proses Bisnis dalam Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Kinerja Organisasi. Depok: BPSDM KUMHAM Press.
